Digitalizar e Escanear documentos: Quais as diferenças?

A maioria das pessoas acha que escanear e digitalizar documentos se trata da mesma tarefa, não é mesmo? Mas, vamos explicar que são duas situações diferentes, e nesse texto você vai saber melhor como funciona cada uma delas.

Inicialmente, é necessário entender o “porquê” se guarda documentos de forma digital. Quando se acompanha a rotina de empresas é possível perceber que relatórios, projetos, atas, notas, boletos e vários documentos em papel se acumulam. Para acompanhar o crescimento desses arquivos é necessário reservar um espaço físico para guardá-los. Mesmo que esses documentos sejam bem guardados, eles podem se danificar com o tempo. Por isso, o ato de guardar documentos de forma digital pode facilitar muito nesse sentido.

O que é escanear um documento?

O processo de escanear diz respeito ao ato de se fazer uma cópia digital do documento que antes era físico. O documento escaneado pode ser muito útil para se compartilhar de forma virtual, mas não é válido do ponto de vista jurídico por se tratar de apenas uma cópia e não de um documento original.

O que é digitalizar um documento?

Como o próprio nome diz, digitalizar é o processo de tornar digital um documento que antes era físico. A diferença entre escanear e digitalizar é que o segundo se trata não somente criar uma cópia, mas sim outro documento com mesmo valor do original. Para isso, é necessário se usar softwares especializados que fazem a codificação binária das informações que constavam antes no papel. Também é preciso de um software que reconheça esses códigos e torne esses documentos gerenciáveis.

Para que isso aconteça é necessário que a empresa conheça a A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Essa lei coloca as principais diretrizes para a captação e processamento de dados pessoais.

A LGPD entrou no Brasil em 2020 (Lei nº 13.709, de 14/8/2018) e foi importante pois é uma legislação específica para a proteção de dados diante dos atuais casos de vazamento de dados. Dentre os principais:

• Assegurar o direito à privacidade e à proteção de dados pessoais dos usuários, por meio de práticas transparentes e seguras, garantindo direitos fundamentais.
• Estabelecer regras claras sobre o tratamento de dados pessoais.
• Fortalecer a segurança das relações jurídicas e a confiança do titular no tratamento de dados pessoais, garantindo a livre iniciativa, a livre concorrência e a defesa das relações comerciais e de consumo.
• Promover a concorrência e a livre atividade econômica, inclusive com portabilidade de dados.

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